W celu skorzystania z preferencji podatkowych w podatku u źródła (zastosowania zwolnienia, stawki obniżonej lub niepobrania podatku), wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub z przepisów ustawy (art. 21 i art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), konieczne jest posiadanie certyfikatu rezydencji zagranicznego kontrahenta.

Jak wynika z art. 4a pkt. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych[1],certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych. Dokument ten wydawany jest przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika, zazwyczaj na określony czas. W przypadku braku wskazania okresu ważności certyfikatu, co do zasady jest on ważny przez okres 12 kolejnych miesięcy od daty jego wydania. Przepisy tarczy antykryzysowej 4.0[2], które weszły w życie w związku z epidemią COVID-19, wydłużyły ten okres pozwalając na stosowanie certyfikatu po terminie jego wygaśnięcia, jeżeli termin ten wygasł w czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19 oraz przez okres kolejnych dwóch miesięcy po odwołaniu tego stanu.

W związku z powyższym, w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, oraz w okresie kolejnych 2 miesięcy po ich odwołaniu, określony w przepisach ustawy warunek uzyskania przez płatnika certyfikatu rezydencji od podatnika będzie spełniony również w przypadku, gdy płatnik posiada certyfikat rezydencji tego podatnika obejmujący rok 2019 lub 2020[3] oraz oświadczenie podatnika co do aktualności danych w nim zawartych.

Certyfikat może dotyczyć wyłącznie zaistniałych (teraźniejszych lub przeszłych) stanów faktycznych, nigdy okoliczności przyszłych. Wydając certyfikat rezydencji organ podatkowy potwierdza, że – na moment wydania certyfikatu lub na moment w nim określony – stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym, który wynika z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ lub z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.

Certyfikat w formie elektronicznej

Nie istnieje ujednolicona forma certyfikatu rezydencji. Każde państwo stosuje swój własny wzór certyfikatu i ma własne wymogi formalne związane z jego wydaniem. W Polsce w przeszłości certyfikaty rezydencji podatkowej były akceptowalne wyłącznie w wersji papierowej. Aktualnie istnieje możliwość posłużenia się również certyfikatem rezydencji podatkowej w wersji elektronicznej, pod warunkiem, że taka forma akceptowana jest przez zagraniczną administrację skarbową.

W Interpretacji Indywidualnej z dnia 20 lipca 2021 r., sygn. akt. 0111-KDIB1-2.4010.185.2021.2.AK, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że certyfikat rezydencji w formie kserokopii, faksu, skanu, fotografii, kopii elektronicznej w formie plików “pdf”, “jpg”, “png”, również będzie ważny, jeśli nie rodzi wątpliwości co do zachowania w nim integralności oryginału.

Kopia certyfikatu rezydencji

W obecnym brzmieniu przepisów istnieje możliwość posługiwania się kopią certyfikatu rezydencji podatkowej tylko[4]:

• • jeżeli suma należności wypłaconych na rzecz kontrahenta nie przekracza 10 000 zł w ciągu roku kalendarzowego
  • w odniesieniu do usług niematerialnych (tzn. w odniesieniu do przychodów z tytułu świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze)
  • pod warunkiem, że informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do ich zgodności ze stanem faktycznym.

Od 24 czerwca 2020 r. dzięki przepisom tarczy antykryzysowej 4.0, pojawiła się możliwość posługiwania się kopią certyfikatu rezydencji podatkowej bez względu na kwotę wypłacanych należności i bez ograniczenia jedynie do usług niematerialnych, z zachowaniem warunku zgodności informacji wskazanych w kopii certyfikatu rezydencji ze stanem faktycznym. Preferencja ta miała obowiązywać jedynie w czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przez okres 2 miesięcy po ich odwołaniu.

Jak wynika z projektu ustawy tzw. ,,Polskiego Ładu”[5], przepisy które mają wejść w życie od 1 stycznia 2022 r. wprowadzą możliwość posługiwania się kopią certyfikatu rezydencji do porządku prawnego na stałe, co niewątpliwie należy ocenić pozytywnie, ponieważ każdorazowe uzyskiwanie oryginału certyfikatu rezydencji zagranicznego kontrahenta przysporzyć może wielu trudności.

Autor: Magdalena Świątkiewicz – Konsultant podatkowy

[1] Dz. U. 1992 Nr 21 poz. 86, z późn. zm.

[2] Ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19,  Dz.U. z 2020 r. poz. 1086.

[3] art. 31ya ust. 3 ustawy z 2 marca 2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Dz.U. z 2020 poz. 1842, zmieniony ustawą z 30 marca 2021 o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. poz. 694.

[4] Art. 26 1 n ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, Dz. U. 1992 Nr 21 poz. 86, z późn. zm.

[5] Ustawa z dnia 1 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw.