Czym jest umowa agencyjna?

Zgodnie z art. 758. § 1. k.c., przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu.

Zgodnie z kodeksem cywilnym, umowa agencyjna polega na pracy agenta, który pośredniczy za wynagrodzeniem przy zawieraniu umów z klientami na rzecz lub w imieniu dającego zlecenia przedsiębiorcy. Agent spełnia te obowiązki w zakresie prowadzenia swojego przedsiębiorstwa. Natomiast obowiązkiem dającego zlecenie jest wypłata agentowi należnego wynagrodzenia

Czym jest transakcja kontrolowana?

Zgodnie z art. 11a ust. 1 pkt 6 uCIT, transakcją kontrolowaną są identyfikowane na podstawie rzeczywistych zachowań stron działania o charakterze gospodarczym, w tym przypisywanie dochodów do zagranicznego zakładu, których warunki zostały ustalone lub narzucone w wyniku powiązań.

Transakcją kontrolowaną są transakcje, których warunki zostały ustalone lub narzucone w wyniku powiązań podmiotów. Sam fakt powiązań nie determinuje jednak uznania transakcji za kontrolowaną. Należy jednak zauważyć, że powiązanie może powodować narzucanie lub ustalanie warunków, które w sytuacji transakcji zawiązywanej pomiędzy podmiotami od siebie niezależnymi nie miałyby miejsca.

Czy umowa agencyjna może być transakcją kontrolowaną?

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy, należy uznać, że tak. Ponadto, jeżeli podmioty powiązane zawiążą między sobą umowę agencyjną na wsparcie usług sprzedażowych, która przekroczy progi ustawowe wynikające z art. 11k uCIT, mają obowiązek sporządzić lokalną dokumentację cen transferowych za rok podatkowy w celu wykazania, że ceny transferowe zostały ustalone na warunkach, które ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane. Następnie, zgodnie z art. 11t podatnicy mają obowiązek zaraportować wskazaną transakcję do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika w terminie do końca jedenastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.

Brak obowiązku dokumentowania umowy agencyjnej w sposób pisemny a obowiązek dokumentowania transakcji kontrolowanej

Zgodnie z art.  758 k.c., każda ze stron może żądać od drugiej pisemnego potwierdzenia treści umowy oraz postanowień ją zmieniających lub uzupełniających. Zrzeczenie się tego uprawnienia jest nieważne.

Kodeks cywilny nie przewiduje obowiązku dokumentowania umowy agencyjnej. Może być ona zawarta w dowolnej formie – ustnej, elektronicznej, papierowej czy innej formie szczególnej, nawet w sposób dorozumiany. Każda ze stron umowy może jednak żądać pisemnego potwierdzenia jej zawarcia lub zmiany.

Zgodnie z art. 11l, ust. 2 uCIT, wartość transakcji kontrolowanej, o której mowa w art. 11k ust. 2 i 2a, określa się na podstawie:

1) otrzymanych lub wystawionych faktur dotyczących danego roku podatkowego albo

2) umów lub innych dokumentów – w przypadku gdy faktura nie została wystawiona lub w przypadku transakcji finansowych, albo

3) otrzymanych lub przekazanych płatności – w przypadku gdy nie jest możliwe określenie tej wartości na podstawie pkt 1 i 2.

Z powyższego wynika, że nie ma formalnego obowiązku dla dokumentowania umowy agencyjnej w postaci trwałego zapisu jej warunków w przypadku, gdy żadna ze stron umowy tego nie żąda. Taki obowiązek nie wynika także bezpośrednio z przepisów o cenach transferowych. Należy jednak zwrócić uwagę na obowiązek wykazania rynkowości takiej transakcji.  Zgodnie z § 2. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji cen transferowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, w lokalnej dokumentacji cen transferowych należy wskazać m.in. analizę funkcjonalną podmiotów powiązanych uczestniczących w dokonaniu transakcji kontrolowanej, z uwzględnieniem istotnych zmian w porównaniu do poprzedniego roku podatkowego, zawierającą opis wykonywanych funkcji, ponoszonych ryzyk, w tym zdolności do ich ponoszenia, angażowanych aktywów, a także sposób kalkulacji ceny transferowej, wraz z przyjętymi założeniami, oraz umowy, porozumienia wewnątrzgrupowe lub inne dokumenty dotyczące transakcji kontrolowanej. Należy zauważyć, że brak formalnego umocowania umowy agencyjnej może przełożyć się na trudności z wykonaniem obowiązku dokumentacyjnego z uwagi na niepewny podział obowiązków i odpowiedzialności pomiędzy podmiotami powiązanymi, a tym samym przyczynić do ustalenia nierynkowego wynagrodzenia agenta. Taka sytuacja może wystąpić, np. w przypadku gdy na przestrzeni czasu zakres obowiązków agenta się zmienia, a tym samym zmienia się analiza funkcjonalna transakcji a co za tym idzie, wynagrodzenie które dostaje nie jest wynagrodzeniem jaki ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane.

Jak zostało wskazane, nie ma formalnego obowiązku dokumentowania umowy agencyjnej, jednakże wydaje się to zasadną praktyką z uwagi na obowiązki podatników z zakresu cen transferowych. Potwierdza to także art. 11r uCIT dotyczący aktualizacji analizy porównawczej i analizy zgodności.

Analiza porównawcza oraz analiza zgodności podlegają aktualizacji nie rzadziej niż co 3 lata, chyba że zmiana otoczenia ekonomicznego w stopniu znacznie wpływającym na sporządzoną analizę uzasadnia dokonanie aktualizacji w roku zaistnienia tej zmiany

W przypadku zmiany otoczenia ekonomicznego determinowanego przez czynniki zewnętrzne jak i wewnętrzne, obowiązkiem podatnika jest aktualizacja analizy. W przypadku umowy agencyjnej zawartej w sposób ustny lub będącej w stanie nieaktualnym, wychwycenie zmian zobowiązujących podatnika do aktualizacji analizy będzie o wiele trudniejsze. Trudność może pojawić się także w sytuacji kontroli przez organ, gdy podatnik będzie zobowiązany do uzasadnienia analizy. Zgodnie z ww. rozporządzeniem, analiza cen transferowych obejmuje m.in. wskazanie metody, w tym techniki wyceny zastosowanej do weryfikacji ceny transferowej, wraz ze zwięzłym uzasadnieniem wyboru, oraz wskazanie strony lub transakcji podlegającej badaniu w ramach analizy cen transferowych, jeżeli wynika to z metody, wraz z uzasadnieniem wyboru. W sytuacji, gdy umowa została zawiązana wiele lat temu, dokumentowanie i raportowanie takiej transakcji może stanowić istotny problem i narazić podatników na korekty lub odpowiedzialność karnoskarbową.

Konkludując, strony umowy agencyjnej będące podmiotami powiązanymi mogą dokumentować ją w sposób dowolny. Natomiast, umowa agencyjna może stanowić transakcję kontrolowaną oraz podlegać obowiązkowi dokumentacyjnemu wynikającemu z art. 11k uCIT. Biorąc pod uwagę konstrukcję dokumentacji i analizy cen transferowych oraz konieczność uzasadnienia rynkowości transakcji, udokumentowanie w sposób pisemny umowy agencyjnej pomiędzy podmiotami powiązanymi wydaje się być co najmniej zalecane. Takie działanie nie tylko zabezpiecza interesy stron stosunku cywilnoprawnego, ale i stanowi w pewien sposób funkcje ochronną dla podatnika.

Autor: Magdalena Krajewska – Asystent Podatkowy