Przesunięcie terminu obowiązkowego KSeF
Przypomnijmy, że termin obowiązkowego przesyłania ustrukturyzowanych faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) został przesunięty z 1 lipca 2024 roku na 1 lutego 2026 roku. Nowelizacja ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw została opublikowana w Dzienniku Ustaw pod pozycją nr 852.
Nowe propozycje Ministerstwa Finansów
Ministerstwo Finansów ogłosiło niedawno, że planowane są dalsze zmiany. W kolejnym projekcie resort przedstawi propozycje uproszczeń obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF oraz zaproponuje etapowe wprowadzenie obowiązkowego korzystania z systemu.
Już w kwietniu Ministerstwo Finansów opublikowało inne propozycje zmian, wśród których znalazł się m.in. pomysł wprowadzenia dodatkowych ułatwień dla podatników.
Ministerstwo Finansów poinformowało również, że pomimo odroczenia terminu wdrożenia KSeF, nadal pracuje nad bezpłatnymi narzędziami umożliwiającymi podatnikom korzystanie z systemu.
Aplikacja mobilna KSeF
Pomimo przesunięcia terminu obowiązkowego e-fakturowania, Ministerstwo Finansów udostępniło wersję produkcyjną Aplikacji Mobilnej KSeF. Aplikacja ta pozwala na wystawianie podstawowych faktur oraz ich korekt na smartfonie, a także na podgląd otrzymanych i wystawionych faktur w KSeF. Jest już dostępna w sklepach Google Play i App Store.
Ministerstwo Finansów przeprowadziło audyt przygotowanego mechanizmu KSeF, który wykazał szereg problemów, głównie związanych z architekturą systemową oraz przepływem i bezpieczeństwem danych.
Terminy wdrożenia KSeF dla podatników
Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF będą zależeć od obrotów podatników. Dla tych, których roczne obroty przekraczają 200 mln zł, system stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku. Natomiast pozostali przedsiębiorcy będą zobowiązani korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.
Zmiany w korygowaniu faktur
Faktury wystawione w KSeF nie mogą być poprawiane za pomocą noty korygującej, ale jedynie poprzez fakturę korygującą wystawioną przez sprzedawcę. Od 1 lutego 2026 r., czyli założonego momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF, nabywcy nie będą już mogli wystawiać not korygujących.
Faktury korygujące in minus
Podatnicy często muszą wystawiać faktury korygujące dotyczące dokonanej sprzedaży towarów lub usług. Czasami sami otrzymują takie faktury. Kluczowe pytanie brzmi: kiedy można odliczyć VAT z faktur korygujących?
Korekty faktur
Zgodnie z ustawą o VAT, podatnik musi wystawić fakturę korygującą, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:
- udzielono rabatu,
- udzielono obniżek cen lub uspustów,
- dokonano zwrotu towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu całości lub części zapłaty,
- podwyższono cenę lub wykryto pomyłkę w fakturze.
Rodzaje faktur korygujących
W obrocie gospodarczym faktury korygujące mogą mieć dwa skutki:
- korekta in minus – zmniejsza wartość pierwotnej faktury,
- korekta in plus – zwiększa wartość pierwotnej faktury.
W przypadku korekty in minus wartość netto, VAT oraz brutto z pierwotnej faktury zostają zmniejszone, natomiast korekta in plus powoduje ich zwiększenie.
Wymagania dla faktur korygujących
Faktura korygująca powinna zawierać:
- numer kolejny oraz datę wystawienia,
- numer identyfikujący fakturę w ksef (dla faktur ustrukturyzowanych),
- dane zawarte w fakturze pierwotnej, takie jak data wystawienia, kolejny numer, nazwę towaru lub usługi objętych korektą,
- kwotę korekty podstawy opodatkowania lub vat (jeżeli dotyczy),
- prawidłową treść korygowanych pozycji,
- może zawierać wyrazy “faktura korygująca” albo “korekta” oraz przyczynę korekty.
Zmniejszenie VAT należnego przez sprzedawcę
W przypadku:
- udzielenia po sprzedaży opustów i obniżek cen,
- zwrotu towarów i opakowań,
- zwrotu zaliczek, gdy sprzedaż nie doszła do skutku,
- pomyłki w kwocie vat na fakturze,
zmniejszenie podstawy opodatkowania dokonywane jest za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą, przy spełnieniu warunków wskazanych w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT:
- uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania,
- spełnienie tych warunków,
- posiadanie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia z nabywcą.
Jeżeli podatnik nie posiada dokumentacji w okresie wystawienia faktury korygującej, obniżenie podstawy opodatkowania dokonywane jest za okres, w którym dokumentację tę uzyskał.
Interpretacja Dyrektora KIS
W interpretacji z 6 lutego 2024 roku, Dyrektor KIS wyjaśnił, że uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub VAT oznacza ustalenie przez strony faktu obniżenia wynagrodzenia wykazanego na fakturze pierwotnej. Może to być również dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie warunków, np. korespondencja e-mailowa, aneks do umowy lub inny dokument handlowy.
Wyjątki od obowiązku dokumentacji
Warunek posiadania dokumentacji nie dotyczy:
- Eksportu towarów i WDT,
- Dostawy towarów i usług opodatkowanych poza terytorium kraju,
- Sprzedaży mediów (w tym energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego) oraz niektórych usług, szczegółowo wskazanych w art. 29a ust. 15 pkt 3 ustawy o VAT
- Wystawienia faktury korygującej w postaci ustrukturyzowanej.
Obniżenie VAT przez nabywcę
Faktury korygujące in minus, które otrzymuje nabywca, są rozliczane według artykułu 86 ust. 19a ustawy o VAT. Na mocy tego przepisu, jeśli dochodzi do zmniejszenia podstawy opodatkowania, określonego w artykule 29a ustęp 13 ustawy o VAT lub jeśli na fakturze jest błąd w kwocie VAT, nabywca musi zmniejszyć naliczony VAT w rozliczeniu za okres, w którym zostały uzgodnione warunki obniżenia podstawy opodatkowania z dostawcą, o ile te warunki zostały spełnione przed końcem tego okresu rozliczeniowego.
W praktyce oznacza to, że nabywca ma obowiązek obniżenia naliczonego VAT, nawet jeśli nie otrzymał od sprzedawcy faktury korygującej in minus, pod warunkiem, że warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub usług zostały uzgodnione i spełnione przed zakończeniem danego okresu rozliczeniowego.
Jeżeli podatnik nie odliczył VAT z faktury, do której odnosi się korekta, ale ma do tego prawo, zmniejszenie naliczonego VAT uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym dokonano obniżenia.
Gdy nabywca zgodził się na otrzymywanie ustrukturyzowanych faktur i otrzyma od sprzedawcy fakturę korygującą in minus w formie ustrukturyzowanej, jest zobowiązany zmniejszyć naliczony VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał tę fakturę przez KSeF. W takich przypadkach, ustrukturyzowane faktury korygujące in minus są zwykle rozliczane przez wystawcę i nabywcę w tym samym okresie rozliczeniowym.
Autor: Karol Klauziński – Doradca podatkowy nr wpisu 14 276
